WhatsApp-Kommunikation und automatischer Kundenassistent

Stand dieses Abschnitts: 10.10.2026. Diese Hinweise betreffen die WhatsApp-Anbindung der Meta-App „TrojaReifen“ für HRL Service und TROJA Tires.

Wer Ihre Anfrage bearbeitet

Für Nachrichten an HRL Service (+49 203 600 103 10) ist die HRL Service GmbH, Dammtorstraße 21A, 20354 Hamburg, verantwortlich. Datenschutzkontakt: info@hrl-service.com.

Für Nachrichten an TROJA Tires (+49 203 600 103 33) ist derzeit die TROJA Parts GmbH, Karl-Morian-Straße 20, 47167 Duisburg, verantwortlich. Datenschutzkontakt: info@trojaparts.com. TROJA Tires bezeichnet hier den Reifenservice; die Bezeichnung benennt keine zusätzliche verantwortliche Gesellschaft.

Zwecke und Daten

Wir nutzen die WhatsApp Business Platform (Cloud API), um Ihre Produkt- und Bestandsanfragen zu bearbeiten, Angebote und Aufträge abzustimmen und angeforderte oder vereinbarte Lieferscheine und Rechnungskopien zu übermitteln. Dabei verarbeiten wir Ihre Telefonnummer und WhatsApp-Kennung, einen übermittelten Profilnamen, Nachrichten und Anhänge, Zeitpunkte sowie Versand-, Zustell- und gegebenenfalls Lesestatus. Soweit erforderlich, ordnen wir die Kommunikation Ihren Kunden-, Auftrags- und Belegdaten zu.

Automatische Auskünfte und Warenwirtschaft

Für Produktanfragen ist ein automatischer Kundenassistent vorgesehen. Soweit aktiviert, wertet er Artikelnummern, Reifengrößen und weitere Suchangaben aus und fragt passende Artikel und Bestände in unserer Warenwirtschaft ERPNext ab. Die Verarbeitung wird über unsere selbst betriebene Automatisierung n8n gesteuert. Automatische Auskünfte sind keine verbindliche Auftragsannahme, Reservierung oder Lieferzusage. Sie können jederzeit eine persönliche Bearbeitung über die oben genannte E-Mail-Adresse oder die Kontaktmöglichkeiten der jeweiligen Website anfordern. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet in diesem Auskunftsprozess nicht statt.

Rechtsgrundlagen und freiwillige Nutzung

Die Bearbeitung eigener Vertrags- und vorvertraglicher Anfragen erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern von Unternehmen und allgemeinen Anfragen stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Soweit wir eine Einwilligung einholen, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Datenschutzkontakt widerrufen.

WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns stattdessen per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Das Öffnen eines Links, Scannen eines QR-Codes oder Lesen dieser Hinweise ist keine Werbeeinwilligung. Eine Anfrage oder ein „Hallo“ ist ebenfalls keine pauschale Zustimmung zu Werbung. Werbliche WhatsApp-Nachrichten werden nur mit einer gesonderten erforderlichen Einwilligung versandt.

Empfänger und internationale Verarbeitung

Auf unserer Seite erhalten nur die mit der Bearbeitung befassten Personen sowie erforderliche Hosting- und IT-Dienstleister Zugriff. Für die WhatsApp-Kommunikation wird die Infrastruktur von WhatsApp/Meta eingesetzt. Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited der WhatsApp-Anbieter. Die Cloud API wird durch Meta betrieben; dabei werden Nachrichten für die Übermittlung verarbeitet und können auch außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden.

Informationen zu den Rollen, zur Verarbeitung durch WhatsApp und zu den von WhatsApp vorgesehenen Übermittlungsgarantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, finden Sie in der WhatsApp-Datenschutzrichtlinie, den Bedingungen zur Datenverarbeitung und dem Zusatz zur Datenübermittlung. Auskunft zu den für unsere Verarbeitung einschlägigen Garantien erhalten Sie über den jeweiligen Datenschutzkontakt.

Speicherung

Wir speichern Kommunikationsdaten, solange sie für die Bearbeitung des Anliegens, die Abwicklung und Dokumentation eines Auftrags, die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder die Klärung konkreter Rechtsansprüche erforderlich sind. Technische Ausführungs- und Fehlerprotokolle dienen Betrieb, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz; sie können Nachrichtenbestandteile enthalten. Die Löschung richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und entgegenstehenden Aufbewahrungspflichten. Eine Löschung Ihres WhatsApp-Chats auf dem Endgerät löscht keine bei uns erforderlichen Geschäftsunterlagen.

Datenlöschung und Ihre Rechte

Zur Auskunft oder Löschung Ihrer über WhatsApp verarbeiteten Daten senden Sie eine E-Mail mit dem Betreff „WhatsApp-Datenschutz“ an den oben genannten Kontakt des angeschriebenen Unternehmens. Geben Sie die betroffene WhatsApp-Telefonnummer und Ihr Anliegen an. Wir prüfen Ihre Berechtigung und bearbeiten den Antrag nach den gesetzlichen Vorgaben. Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten weiter aufbewahrt werden müssen, erläutern wir dies und beschränken die Verarbeitung entsprechend. Für Daten, die WhatsApp in eigener Verantwortung verarbeitet, wenden Sie sich bitte zusätzlich an WhatsApp.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen; Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für Hamburg: Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit; für Nordrhein-Westfalen: LDI NRW.

Weitere Hinweise: HRL Service Datenschutz und TROJA Parts Datenschutz.